Zentrale Fragen im Bestandsmanagement
- Wie vermeide ich Unterdeckung?
- Wie vermeide ich Überbestände?
- Wie verhindere ich Bodensatz?
- Wie senke ich die Lagerhaltungskosten?
Perfekte Balance im Bestandsmanagement
Gutes Bestandsmanagement beginnt mit der Definition sinnvoller Ziele. Erst danach kann analysiert werden, wo Optimierungsmöglichkeiten stecken. Denn: “Wer nicht weiß, wonach er sucht, wird niemals fündig.“
Die Analyse zeigt also die Auffälligkeiten auf, gleichzeitig sollte man der Frage nachgehen, welche Ursachen diese „Auffälligkeiten“ haben, denn überraschend hohe oder überraschend niedrige Bestände können durchaus Folge einer sinnvollen Bestandst Strategie sein.
Ist schließlich die Wurzel des Missstands erkannt, werden Maßnahmen bestimmt und umgesetzt.
Die Nadel im Heuhaufen…
Je nachdem, welche Ziele definiert wurden, stellt sich die Frage, was ist zu kontrollieren. Geht es beispielsweise um die Senkung des gebundenen Kapitals, muss eruiert werden, wo die Kapitalfresser liegen, z.B. in den Rohstoffen, in den Fertigwaren, in den Zukaufteilen.
Liegt die Ursache in den Rohstoffen, stellt sich die Frage, welche sind die Hauptträger und weshalb werden sie gehortet? Liegt die falsche Beschaffungsstrategie zugrunde, ein unscharfer Forecast oder ein übervorsichtiger Disponent? Bei der Aufdeckung können gut gesetzte Parameter und Regelwerke helfen und in der Maßnahmenplanung unterstützten Simulationsprogramme.
| Hoch | Mittel | Niedrig | |
| Hoch |
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| Mittel |
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| Niedrig |
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Solche Simulationsprogramm vergleichen den fortgeschriebenen Zustand unter Beibehaltung der gesetzten Parameter mit demjenigen, der sich durch neu gesetzte Parameter ergibt. Simulationsprogramme sind vor allem deshalb wichtig, da veränderte Parameter im Bestandsmanagement erst zeitverzögert ihre Wirkung zeigen.
Das heißt einerseits, dass der Erfolg etwas auf sich warten lässt, jedoch im Umkehrschluss auch, dass falsch gesetzte Parameter zu einem nicht ad hoc korrigierbaren Missstand führen können.
Die Schlüsselfunktionen im Detail
Das Herzstück im Bestandsmanagement
Eine kombinierte Anzeige aus Wert und Verhalten einzelner Materialien oder Materialgruppen, zeigt auf den ersten Blick, wohin man genauer schauen sollte.
Im Dashboard kann die Ansicht auf Knopfdruck von zwischen Wert und Stück wechseln; das ist hilfreich beim Auffinden von Potenzialen.
Die Kennzahlen im Blick
Logistische Kennzahlen gibt es wie Sand am Meer.
Die Kunst liegt darin, die relevanten herauszufiltern und diese auch tatsächlich zu tracken und ggf. Maßnahmen abzuleiten.
Zu den zentralen Kennzahlen im Supply Chain Management zählen der Meldebestand, der Sicherheitsbestand und der Lagebestand.
Hier liegen große Einsparpotenziele, insbesondere, wenn der Sicherheitsbestand zu hoch gewählt wurde, die Wiederbeschaffungszeiten nicht stimmen, der Lagerbestand unnötig hoch ist.
So wird zu viel Kapital gebunden und die Gefahr von Ladenhütern und Bodensatz steigt.
Schnell werden jedoch Sicherheits- und Lagerbestände zu Ladenhütern und Bodensatz, weil es sich beispielsweise um ein Material handelt, welches durch ein modernes klimafreudlicheres ersetzt wurde, oder weil die Nachfrage nach dem Produkt abgeebbt ist.
Mit der richtigen Analyse, z.B. im GIB Controlling, kommen Sie dem Bodensatz auf die Spur und können ihn beseitigen.
Noch besser ist es natürlich, Bodensatz gar nicht erst entstehen zu lassen.
Auch hier können intelligente Softwaresysteme unterstützen, z.B. indem ein zuverlässiger Forecast aufgestellt wird, indem Informationen über den Produktlebenszyklus in das Procurement einfließen und nicht zuletzt dadurch, dass Sicherheitsbestände nicht nach Bauchgefühlt bestimmt werden, sondern nach unbestechlichen Algorithmen.
Meldebestand:
Bei Erreichen des Meldebestands für ein Material, muss dieses Material nachbestellt werden.
Der Meldebestand errechnet sich wie folgt: (Tagesverbrauch x Lieferzeit in Tagen) + Sicherheitsbestand = Meldebestand
Lagerbestand:
Die Höhe des gewünschten Lagerbestand hängt von der Einschätzung des Beschaffungs- und Absatzmarktes ab. Sie ist damit eine strategische Überlegung. Jedoch, je höher der Lagerbestand, desto mehr gebundenes Kapital. Je geringer die „Lager-Umschlagsdauer“ desto wirtschaftlicher arbeitet das Unternehmen.
Der Lagerbestand errechnet sich wie folgt:
ØLagerbestand = 360 Tage * ØLagerbestand/Jahresverbrauch
Auf Erfahrung und Expertise verzichten?
Ein fehlerfreier, automatisch gesteuerter Bestellprozess, der mit maximaler Wirtschaftlichkeit die Supply Chain Prozesse im Unternehmen steuert? In einer idealen und vollständig planbaren Welt könnte das funktionieren. Aber unsere Welt agiert nicht immer logisch und kontinuierlich, es gibt unvorhersehbare Ereignisse, z.B. Wetterphänomene, es gibt sporadisch Ereignisse, z.B. Sportevents, es gibt Geschehnisse, wie Feuer, politische Veränderungen und es gibt Abhängigkeiten zwischen einzelnen Ereignissen, die sich durch Auswertungen und Algorithmen nicht vorhersehen lassen.
All diese Ereignisse können sich auf die Supply Chain auswirken. Grundsätzlich gilt deshalb im Forecast im Procurement und im Inventory Management, dass alles war planbar und regelkonform ist, automatisch prognostiziert und beplant wird, dass aber die Auswirkung und Wechselwirkung vieler unplanbarer Geschehnisse, das Wissen und die Erfahrung der Experten benötigt.
Schlaue Softwaresysteme, wie das der GIB, kombinieren beides miteinander.
Sicherheitsbestand:
Um unerwartete Nachfrageschwankungen ausgleichen zu können und damit Lieferausfälle und Kundenverlust zu vermeiden, rechnen Unternehmen i.d.R. einen Mindest- oder Sicherheitsbestand ein. Diese „eiserne Reserve“ sichert zwar den reibungslosen Ablauf der Lieferkette, bindet jedoch auch Kapital. Der Sicherheitsbestand wird auf den Grundbestand drauf gerechnet. Die entsprechende Formel lautet: 1/3 * Verbrauch in der Wiederbeschaffungszeit = Sicherheitsbestand.
Die Reichweitenmatrix
Neben der ABC/XYZ Analyse gibt es noch eine weitere zentrale Matrix im GIB Inventory Management Software. Die Reichweitenmatrix zeigt genau den Korridor an, in dem sich ihre Lagerbestände befinden sollten. In rot wird die Unterdeckung angezeigt, gelb bedeutet Überbestand. Beides keine wünschenswerten Zustände, denn sie wirken sich negativ auf Liquidität, Kosten und Kundenbeziehung aus und bringen im schlimmsten Fall die Produktion zum Erliegen.
Chaos in der Lieferkette
Die letzten Jahre haben gezeigt, wie filigran das Netz der Supply Chain ist. Gravierende Probleme haben sich oft über Nacht entwickelt und müssen kurzfristig erkannt und gelöst werden. Die Reichweitenmatrix arbeitet jedoch mit Planwerten, die in den Stammdaten hinterlegt sind. Was aktuelle benötigt wird, ist ein Schnellboot, das sofort neuen Kurs aufnehmen und Gas geben kann. Ein solches Tool ist der Wiederbeschaffungszeit-Monitor.
Mit dieser Lösung können Lieferhorizonte tagaktuell getrackt werden.
WBZ-Monitor
Im WBZ-Monitor werden aktuelle Wiederbeschaffungszeiten, die sich aus den Stichtagsdaten von Bestellung und Lieferung ergeben, gegen Plan-Wiederbeschaffungszeiten abgeglichen. Abweichungen werden systemisch identifiziert, und automatisch farbig hervorgehoben: gelb bei vorzeitiger Lieferung und rot bei Verspätung. So erkennt der Verantwortliche auf den ersten Blick, bei welchem Material dringender Handlungsbedarf besteht.
Mit einem Klick springt der Disponent in die Stammdatenpflege ab und passt seine Wiederbeschaffungszeit an. Unternehmensspezifische angelegte Regelwerke sorgen dafür, dass in Folge auch die Sicherheits- und Meldebestände automatisch angepasst werden.
Stammdaten: Die goldene Himbeere im System
Niemand kümmert sich gern um sie und dennoch wissen alle um ihre Relevanz. Alle Aussagen, Analysen, Regelwerke, Kennzahlen und Vorschläge basieren auf den Stammdaten. Sind diese unzureichend gepflegt, gibt es keine zuverlässige Steuerung der Supply Chain, insbesondere des Bestandsmanagements.
Um die Qualität schnell und einfach auf ein Top Niveau zu bringen und auch dort zu halten, gibt es im GIB Controlling eine Massenstammdatenpflege und noch viele weitere Erleichterungen.:
Anzeige der Verbrauchsentwicklung auf Einzelmaterialebene im Zeitverlauf, um Veränderungen im Verhalten des Materials zu erkennen.
Einfacher Absprung in die zugehörigen Dispo-Parameter, um dort die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.
Automatische Berechnung von Vorschlagswerten für Liefergrad uns Sicherheitsbestand.
Der Soll-Ist-Vergleich basiert auf unterschiedlichen Dispo-Parametern berechnen.
Ein Klick auf das Angebot und die Parameter sind optimiert.
Simulation: Graphischer Vergleich der Bestandsentwicklung auf Basis verschiedener Dispo-Parameter.
Transparenz
Je schneller der aktuelle Zustand erkannt, der Handlungsbedarf gesehen wird, desto besser und stressfreier laufen die Prozesse. Ein wesentlicher Teil des GIB Inventory Managements ist deshalb die graphische Aufbereitung der Sachverhalte: Auf einen Blick erkennen, wo der Schuh drückt – oder auch nicht.
Ein zuverlässiges Alert-System und die Zuweisung von Rollen tuen ihr Übriges, denn so wird kein To Do übersehen und kein unnützer Informationsmüll verhindert den Blick auf das Wesentliche. Kein Verzetteln, keine Fehlentscheidungen. So können auch unplanbare Materialien in den Griff gebracht werden.
Wir haben Ihre Fragen vorausgedacht
Wie identifiziere ich Bodensatz?
Das ist mit dem GIB Controlling schnell geschehen: Einfach die Bestandsentwicklung auf Einzelmaterialebene über einen entsprechenden Zeitraum anzeigen lassen (wir empfehlen mindestens 100 Tage). Wichtig; Falls sie sehr viele Materialien in einzelnen Dispo-Bereichen händeln, sollten Sie die Anzeige für mehr Übersichtlichkeit auf Materialgruppen einschränken.
Wie identifiziere ich Ladenhüter?
Lassen Sie sich die Umschlagshäufigkeit Ihres Lagers auf anonyme Fertigwarenebene ausweisen. Falls Sie mit Halbfertigerzeugnissen arbeiten, die für eine schnelle Produktion vorgefertigt werden, können Sie selbstverständlich auch danach selektieren.
Wie optimiere ich meinen Sicherheitsbestand?
Ein zu hoher Sicherheitsbestand ist oftmals keine Frage der Notwendigkeit, sondern die „gefühlte Vorsicht“ in der Disposition. Lassen Sie Fakten sprechen, anstatt Bauchgefühl, denn wenn auf jeder Fertigungsstufe ein zu hoher Puffer eingerechnet wird, führt das kumuliert zu einem großen wirtschaftlichen Schaden, zumindest zu einer unnötigen Liquiditätssenkung. Mit der Klassifizierungsmatrix der GIB Software ist die Identifikation von Über- und Unterbeständen spielend leicht zu sehen. Mit einem Klick auf die Kachel mit der Anzahl der Materialien im Randbereich, werden die Einzelmaterialien zur Ansicht gebracht, die optimiert werden können. Diese Optimierung können Sie, mit einem weiteren Klick auf das Material, direkt vornehmen.
Sinnvolles Bestandsmanagement mit ifm – erste Schritte!
Sie sind neugierig geworden und möchten mehr über GIB Controlling erfahren?
Dann laden wir Sie zu einem 20-minütigen Webcast für Newcomer mit unserem Kollegen Sven-Daniel Heck, Senior Forecast Consultant, ein.
Alle Features im Inventory Management auf einen Blick
Sie nutzen bereits GIB Controlling, fragen sich jedoch, welche Neuerungen das aktuelle Release bietet?
Dann stellt Ihnen unser Kollege Tom Kolb, Junior Entwickler Produktentwicklung, gerne die neuen Funktionen vor.
Sie möchten lieber persönlich mit uns sprechen?
