In zes maanden 30% minder voorraad: lampenfabrikant Trilux laat zien dat het kan. Meer en meer bedrijven erkennen het potentieel om de kosten van voorraadbeheer te verlagen. Vakkundige planning kan snel en langdurig succes opleveren – de succesvolle voorraadplanning van Trilux is hiervan een voorbeeld. Het is vaak echter makkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn uitdagingen en obstakels in overvloed; volatiele markten, prijs- en kostentransparantie en de toenemende snelheid van marktinteracties betekenen vaak dat fabrikanten op steeds kortere termijn en tegen steeds lagere prijzen moeten leveren.
In het verleden hebben veel bedrijven een hoge prijs betaald voor hun serviceniveau’s in de vorm van grote (veiligheids)voorraden. Negatieve effecten zijn onder meer hogere kosten en kapitaalinzet, evenals een scherpe discrepantie tussen verwachte en reële marktprijs.
In staat zijn om te leveren terwijl voorraden aanzienlijk verminderen is daarom iets wat bedrijven graag zouden willen. Als de voorraadplanning betrouwbare resultaten oplevert waarop bedrijven hun material requirements- en productieplanning kunnen baseren dan is dit de eerste stap om te zorgen voor verbeteringen.
Hoewel de meerderheid van de bedrijven al over de benodigde gegevens in hun SAP-systemen beschikken, vertrouwen bijna net zo veel mensen nog steeds op handmatige, tijdrovende en ineffectieve optimalisatie in Excel.
“We zien onze klanten vaak Excel-oplossingen gebruiken, hoewel alle benodigde informatie beschikbaar is in hun SAP-systemen”, zegt Marco Fries, Manager Global Consulting, Academy en Support bij GIB. “Velen waarderen de flexibiliteit die Excel biedt. Echter zou het zelfs voor leken duidelijk moeten zijn dat de gegevens verouderd zijn voordat de verkoopplanning zelf kan plaatsvinden. Bovendien worden er in de loop van ieder planningsproject voortdurend nieuwe kaders, voorwaarden en eisen gecreërd. Excel heeft niet de capaciteit om deze in realtime te overwegen.”
GIB Forecast voor voorraadplanning
Gevoeligheid voor fouten is ook een groot probleem, variërend van ongewenste transmissiefouten tot typefouten. Om een consistente, fout- en interfaceloze planning te creëren en gebruiken, is een SAP-geïntegreerde oplossing noodzakelijk dat gebruik maakt van de meest recente gegevens om het beste verkoopplan te bepalen, zoals GIB Forecast. “Al onze gegevens worden in één oplossing geconsolideerd,” voegt de expert toe.
Een ander belangrijk kenmerk is de mogelijkheid tot individuele planningen, niet alleen met betrekking tot fabrieken en materialen, maar ook bedrijfsprocessen. GIB Forecast maakt bijvoorbeeld een extra verkoopplanning mogelijk indien nodig.
Verschillende materialen vereisen verschillende voorspellingen en procedures. De ideale oplossing stelt bedrijven in staat om een zo groot mogelijk aantal materialen te plannen met een uitgebreide selectie van betrouwbare forecast methoden. GIB Forecast biedt momenteel 20 verschillende statistische methoden en bij elke nieuwe release worden er meer toegevoegd.
Klanten kunnen de huidige versie gebruiken om onder andere de vereisten voor reserveonderdelen en seizoensgebonden materialen te voorspellen. “Onze aanbeveling is om gegevens van de afgelopen drie jaar in de voorspellingen op te nemen om de meest betrouwbare voorspellingen en verklaringen te krijgen,” gaat Fries verder.
De oplossing berekent hoe het verbruik past in verschillende forecast scenario's en houdt rekening met interne trackingsignalen, wat inhoudt wiskundige afwijkingen zoals standaarddeviaties, de procentuele prognosefouten en meer. De oplossing maakt gebruik van een scorekaart om de procedure te bepalen die het best overeenkomt met het daadwerkelijke verbruik. Deze procedure wordt dan ook toegepast op toekomstige forecasts. Vergelijkingen zoals deze vinden wekelijks of maandelijks plaats, afhankelijk van de vereisten van bedrijven.
Het is bovendien mogelijk om verkoop- en marketingsystemen te koppelen, zodat bedrijven rekening kunnen houden met promoties en andere zaken. De oplossing biedt ook de mogelijkheid om een handmatige planning toe te voegen. Om resultaten begrijpelijker en duidelijker te maken, kunnen gebruikers of beheerders forecast berekeningen in grafieken weergeven en parameters voor het systeem definiëren.
Gebruiksvriendelijkheid en vereenvoudiging
Gebruiksvriendelijkheid is een belangrijk onderscheidend criterium voor het midden- en kleinbedrijf bij het aanschaffen van software omdat dit een groot deel bijdraagt aan het succesvol gebruiken van de oplossing. Andere belangrijke overwegingen zijn de hoeveelheid functies, de service en de toespitsing op het MKB.
“Gebruikersgericht design speelt bij onze actuele ontwikkelingen een grote rol daarom investeren we flink in Fiori-interfaces, die het gebruik van onze oplossingen makkelijker maken”, licht Fries verder toe. Met GIB SCX, onze nieuwe op S/4HANA gebaseerde oplossing, gaan we nog een stap verder. We willen hier het front end consistent met Fiori ontwikkelen. Achter de oplossing zit een andere complexe logica verborgen met algoritmen en systeemeigen intelligentie. Op dit moment zijn in de GIB Suite, onze bestaande oplossing, al verschillende heuristieken in gebruik. In de toekomst zal deze logica ons helpen om nog beter te voldoen aan de behoeften van onze klanten.”
Gebruiksvriendelijkheid betekent ook dat elk bedrijf zijn eigen organisatiestructuren en –vereisten moet kunnen weergeven en forecasts moet ontvangen op basis van deze informatie. GIB Forecast biedt deze vrijheid met betrekking tot de verkoopplanning.
Alle informatie is grafisch weergegeven op een overzichtelijk dashboard. Daarnaast is de oplossing ook geschikt voor de samenwerking tussen de verschillende gebieden van het Supply Chain proces, zoals verkoop, distributie, Supply Chain Management en productie. Verschillende afdelingen kunnen prioriteit stellen voor plannen en informatie volgens hun specificaties, ter ondersteuning van de operationele planningsresultaten in het proces.
Gebruiksvriendelijkheid bespaart tijd, net als snelle installatie en implementatie. De GIB Forecast-oplossing is ontwikkeld volgens de Rapid Deployment Solutions-benadering van SAP en biedt al deze drie voordelen.
Toekomstbestendig
De belangrijkste vraag: is de oplossing geschikt voor SAP S/4HANA? Het antwoord op deze vraag is volmondig Ja voor SAP-geïntegreerde en gecertificeerde GIB-software. De GIB-Suite is al volledig operationeel in SAP S/4HANA met onze bestaande oplossingen. GIB is SAP Silver Partner en is gecertificeerd voor SAP S/4HANA. Het bedrijf hoopt zijn grootste succes ooit te bereiken met een procesgeoriënteerde suite die speciaal is geoptimaliseerd voor SAP S/4HANA - GIB SCX.
De nieuwe oplossing belooft een nieuwe intrinsieke logica die nog beter is aangepast aan SCM-processen, verbeterde prestaties en innovatieve functionaliteiten die niet haalbaar zijn in de SAP R/3-wereld. Bij de verkoopplanning zullen bedrijven vooral profiteren van bijna realtime analyses op basis van de meest recente beschikbare gegevens.
De kern van GIB SCX is echter de procesonafhankelijke controle- en optimalisatiemogelijkheden. Dit biedt nieuwe mogelijkheden voor voorraadbeheer, service en het sneller en efficiënter identificeren en benutten van procesoptimalisatiepotentieel – een belangrijk aspect voor concurrentie- en kostenvoordelen.
