Bestelprocessen in de detailhandel met SAP-gecertificeerde softwareoplossing: "Enorme verbeteringen in efficiëntie bij het bepalen van materiaalbehoeften".
Procesoptimalisatie op alle niveaus is cruciaal voor detailhandelszaken als ze zich staande willen houden in de felle retail oorlog tegen hun e-commerce concurrenten. Om zijn bestelproces te stroomlijnen heeft een Zwitserse detailhandelsgroep een SAP-gecertificeerde softwareoplossing voor het optimaliseren van logistieke processen in SAP geïmplementeerd. Deze software brengt tal van voordelen voor de inkoop – bijvoorbeeld door het bundelen van inkooporders, het bewaken van beperkingen voor een geoptimaliseerde planning van verladingsapparatuur, en het automatisch genereren van assortimentsgerichte aanbevelingen voor de hoeveelheden van inkooporders. Dit voorkomt dure mediabreuken en verhoogt de proceskwaliteit en betrouwbaarheid bij de demand planning. In combinatie met toepassingen voor dagelijkse werkzaamheden en controle geeft dit de detailhandelsketen krachtige software voor een efficiënte supply chain.
Detailhandelaar Migros is een conglomeraat van verschillende coöperaties, bedrijven en stichtingen, dat zichzelf gezamenlijk de "Migros-gemeenschap" noemt. De groep wordt extern vertegenwoordigd door et Migros-Genossenschafts-Bund (de Federatie van Migros Coöperaties, MGB). Migros is het grootste detailhandelsbedrijf in Zwitserland.
Het centraal georganiseerde goederenbeheer (ZWW) met een fulfilmentcentrum en via verschillende distributiecentra maakt een snelle levering van goederen aan de meer dan 1.000 verkooppunten mogelijk. Dit betekent dat de bestelprocessen zo efficiënt mogelijk moeten zijn, vooral als het bedrijf concurrerend wil blijven als stationaire retailer tegenover de groeiende e-commerce branche. De Zwitserse detailhandelsketen Migros bereikt dit met behulp van de GIB Suite van ifm solutions GmbH in Siegen. De suite is SAP-gecertificeerd en ondersteunt naadloos alle logistieke processen in SAP, waar hij zorgt voor meer transparantie en efficiëntie. “De GIB Suite heeft ons in staat gesteld een niveau van transparantie te creëren dat zeer goed is ontvangen door zowel demand planners, beheerders als managers,” zegt Urs Schwarzenbach, Hoofd Supply Chain Management Near/Non Food bij Migros-Genossenschafts-Bund.
De oplossing geïntegreerd in de SAP-standaard
Schwarzenbach was in het najaar van 2014 betrokken bij de implementatie van de GIB Suite. De eerste applicaties die geïmplementeerd werden waren "Operations", voor de dagelijkse werkzaamheden, en "Buying" voor bestelprocessen; slechts een paar maanden later werd de applicatie "Controlling" aan de oplossing toegevoegd. ifm ontwikkelde zelfs de applicatie "Buying" in samenwerking met Migros zelf. "Hierdoor konden we enorme efficiëntieverbeteringen bereiken wat betreft het bepalen van de materiaalbehoeften en het vergemakkelijken van de taakverdeling onder de medewerkers,” legt Schwarzenbach uit. "Ook konden we de beschikbaarheid in de distributiecentra vergroten, dankzij een gelijktijdige vermindering van de opslagvolumes."
MGB is dan ook uiterst tevreden over de oplossing en de leverancier van de oplossing. "We leerden ifm voor het eerst kennen via een seminar," herinnert Wieland Caviezel, SAP-consultant bij Migros zich. "We hadden een nieuwe supply chain oplossing nodig, om prestatieredenen, en onze oude software was ook niet aanpasbaar genoeg of in staat om voldoende gegevens te verwerken, zo ontstond het project toen vanuit de Duitstalige SAP User Group (DSAG) duidelijk werd dat de GIB Suite hiervoor de enige geschikte SAP-gebaseerde oplossing was.” De doelvereisten van de coöperatie waren de integratie van een oplossing in de SAP-standaard, het vermijden van mediabreuken, en het verbeteren van de efficiëntie van de materiaalplanning in ERP met een systeem ondersteunende tool die de mogelijkheid bood om de bestaande SAP-stamgegevens en – parameters te gebruiken.
Meetbaar succes
"We bereikten al onze hoofddoelen die in het projectvoorstel werden genoemd betreffende verbetering van efficiëntie van de goederenplanning (procurement en demand planning) en verlaging van de opslagkosten,” zegt Schwarzenbach. "Ook de toename van de beschikbaarheid in de distributiecentra, dankzij een gelijktijdige vermindering van de opslagvolumes is duidelijk merkbaar." Ook konden de voorraadniveaus en de inkooporderhoeveelheden worden geoptimaliseerd, omdat de juiste hoeveelheden (volgens het assortiment, afrondingshoeveelheid) op de inkoopordermonitor voor de ‘juiste’ producten (ABC, levenscyclus) kunnen worden bijgevuld als de vrachtwagen of de container in het Verre Oosten niet vol is. Bovendien is de kwestie van slow movers aanzienlijk verbeterd; dit was het duidelijkst voor “slow movers” in de categorieën kleding en huishoudelijke artikelen. Eén van de grootste efficiëntiewinsten die het instrument teweegbrengt is echter de enorme transparantie. Terwijl demand planners vroeger stamgegevens bijhielden in hun eigen/een aparte Excel-lijst, beheren ze hun stamgegevens nu in SAP, wat resulteert in een grotere transparantie, waardoor medewerkers elkaar gemakkelijker kunnen dekken. Dankzij actuele stamgegevens en KPI’s is het ook gemakkelijker om beslissingen over materiaalplanning te nemen en te begrijpen.
Minder behoefte aan training, dankzij hoge gebruiksvriendelijkheid
De implementatie van de GIB Suite, plus diverse Migros-specifieke aanpassingen, zoals Migros-tabbladen, ad-hoc formules en uitbreidingen via user exits, door een projectteam van 10 medewerkers van ifm en Migros verliep soepel en ging gepaard met twee persoonlijke trainingssessies van twee uur met de belangrijke gebruikers. "De projectleden maakten zelf de relevante trainingsdocumenten. Dit zorgde ervoor dat de implementatiefase soepel verliep en de suite al een paar uur na de trainingssessie gebruikt kon worden," zegt Schwarzenbach.
Geen weg terug
Intussen kan niemand zich voorstellen zonder de softwareoplossing te doen. Volgens de MGB scoort de GIB Suite vooral met effectiviteit - in de zin van: de juiste dingen doen - en optimaal werken met uitgebreide informatie, assortimenten en assortimentsoptimalisatie, en de mogelijkheid om kengetallen op te roepen in verschillende weergaven (bijv. verkoop/forecast). "Vooral de toepassingen "Operations" voor de verwerking van dagelijkse opdrachten, zoals identificatie van ontbrekende onderdelen, klachten over leveringen, onderhoud van stamgegevens, enz. en “Buying” voor de bepaling van behoeften en het initiëren van bestellingen bieden ons de grootste voordelen in onze dagelijkse werkzaamheden,” voegt Schwarzenbach eraan toe.
Door de tijd die de software van ifm bespaard als gevolg van de extra transparantie en efficiëntie kan Migros zich concentreren op andere belangrijke taken. Het bedrijf plant al verdere gezamenlijke projecten met ifm. Migros heeft al een aantal veranderingsverzoeken met de IT-dienstverlener doorgevoerd en maakt nu al plannen voor de toekomst: "We weten zeker dat S/4HANA in de toekomst een onderwerp zal zijn dat nog veel potentieel biedt voor verdere samenwerking met ifm," zegt Caviezel.
